AGB's
Allgemeine Geschäftsbedingungen der SAMA Cert GmbH Allgemeine Geschäftsbedingungen der SAMA Cert GmbH, im Folgenden SAMA Cert genannt, für frei vereinbarte Dienstleistungen, insbesondere Audit- und Visitationstätigkeiten im Rahmen von Zertifizierungen für ihre Auftraggeber, nachstehend „Auftraggeber“ genannt.
Die SAMA Cert erbringt Zertifizierungs- und Auditierungsdienstleistungen für Auftraggeber im Gesundheitswesen. Vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen im Einzelfall erkennt der Auftraggeber die zum Zeitpunkt der Auftragserteilung jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen an. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Auftraggebers sind nur dann verbindlich, wenn sie ausdrücklich von der SAMA Cert schriftlich anerkannt wurden.
Im Sinne dieser AGB bezeichnet "Auditjahr" den 12-monatigen Zeitraum zwischen zwei planmäßigen Überwachungsaudits gemäß dem vereinbarten Auditplan.
Die SAMA Cert zertifiziert und auditiert das Managementsystem des Auftraggebers oder Teile davon mit dem Ziel, die Konformität zu festgelegten oder vereinbarten Forderungen, einschließlich der Wirksamkeit des Systems oder Teilen davon zu bewerten. Hierüber erhält der Auftraggeber ein Zertifikat oder eine Konformitätserklärung. Audits und Visitationen werden grundsätzlich am Ort der Leistungserbringung des Auftraggebers durchgeführt, können alternativ in Teilen auch remote durchgeführt werden.
Die SAMA Cert ist bei ihren Audits/Visitationen unabhängig, neutral und objektiv. Der Auftragsdurchführung liegen die jeweils gültigen Zertifizierungsregeln für das gewählte Zertifizierungsverfahren zugrunde, die für beide Parteien verbindlich sind.
Art und Umfang der Leistungen der SAMA Cert werden für den jeweiligen Auftrag beschrieben und sind nach der schriftlichen Auftragserteilung durch den Auftraggeber für beide Seiten verbindlich. Audit- und Visitationstermine für die vereinbarten Zertifizierungsleistungen vereinbaren die Parteien gesondert. Ergeben sich bei der ordnungsgemäßen Durchführung des Auftrages oder der einzelnen Audits/Visitationen Änderungen und/oder Erweiterungen des festgelegten Auftragsumfangs, sind diese vorab zusätzlich schriftlich zwischen den Vertragsparteien zu vereinbaren. Soweit ein Festhalten am Vereinbarten im Hinblick auf die Änderungen oder Erweiterungen der SAMA Cert nicht zugemutet werden kann, ist SAMA Cert berechtigt, den Auftrag aus wichtigem Grund außerordentlich zu kündigen. Der Auftraggeber hat dabei für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung von der SAMA Cert erbrachten Leistungen die vereinbarte anteilige Vergütung zu zahlen.
Remote-Anteile von Audits und Visitationen werden im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien im Auditplan festgelegt. Die technischen Voraussetzungen (stabile Internetverbindung, digitaler Zugang zu relevanten Unterlagen) liegen beim Auftraggeber. Die Vergütung für Remote-Audits entspricht dem vereinbarten Angebot, jedoch ohne Reisekostenerstattung, sofern keine Reisetätigkeit anfällt.
Die SAMA Cert ist berechtigt, qualifizierte externe Auditoren und Visitoren zur Leistungserbringung einzusetzen. Diese sind in gleicher Weise wie Beschäftigte der SAMA Cert zur Vertraulichkeit, Unparteilichkeit und Einhaltung dieser AGB verpflichtet. Die Verantwortung gegenüber dem Auftraggeber verbleibt stets bei der SAMA Cert.
Der Auftraggeber hat der SAMA Cert alle für die Ausführung des Auftrags notwendigen Auskünfte und Unterlagen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Im Rahmen der Vor-Ort-Audits und Visitationen gewährleistet der Auftraggeber Zugang zu allen zertifizierungsrelevanten Bereichen und Unterlagen. Der Auftraggeber hat von sich aus auf relevante Umstände und Veränderungen, die für die Durchführung des Auftrags von Bedeutung sein könnten (z. B. zertifizierungsrelevante Änderungen in der Unternehmensstruktur, bei der Anzahl der Beschäftigten, der Anzahl der Behandlungsplätze oder bei den erbrachten Gesundheitsdienstleistungen), aufmerksam zu machen. Die Ausführung des Auftrags ohne Erfüllung der vorstehenden Punkte geht auf das alleinige Risiko des Auftraggebers, soweit die SAMA Cert nicht ein Mitverschulden trifft.
Die SAMA Cert beachtet die Einhaltung der vertraglichen Schweigepflicht. Sie trifft Vorsorge dafür, dass weder Tatsachen noch interne oder kundenbezogene Unterlagen, die bei der Erbringung der Dienstleistung bekannt werden, und die sich auf den Auftraggeber, personenbezogene Dienstleistungen des Auftraggebers und den Auftragsgegenstand beziehen, unbefugt offenbart, ausgenutzt oder weitergegeben werden.
Die SAMA Cert kann von schriftlichen Unterlagen, die ihr zur Einsicht überlassen oder für die Auftragsdurchführung übergeben wurden, Kopien zu ihren Akten nehmen. Soweit im Zuge des Auftrags Bewertungsergebnisse u. Ä. erstellt werden, die dem Schutz des Urheberrechts unterliegen, räumt die SAMA Cert dem Auftraggeber hieran ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht ein. Weitere Rechte werden nicht übertragen, insbesondere ist der Auftraggeber nicht berechtigt, Bewertungsergebnisse u. Ä. zu verändern.
Die SAMA Cert verarbeitet personenbezogene Daten gemäß den jeweils anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO") sowie in Deutschland dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG"). Die SAMA Cert wird die im Zusammenhang mit der Auftragsdurchführung eingesetzten Beschäftigten und externen Auditoren/Visitoren zur Verschwiegenheit (Datengeheimnis) verpflichten, sofern diese nicht bereits allgemein entsprechend verpflichtet sind.
Die SAMA Cert wird dabei personenbezogene Daten des Auftraggebers ausschließlich im Rahmen der Vertragserfüllung verarbeiten.
Sofern die SAMA Cert im Rahmen der Auftragsdurchführung personenbezogene Daten des Auftraggebers als Auftragsverarbeiterin im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO verarbeitet, wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Soweit die SAMA Cert personenbezogene Daten als eigenständig Verantwortliche verarbeitet (z. B. Kontaktdaten der Ansprechpartner), gilt die Datenschutzerklärung der SAMA Cert.
Der Auftraggeber ist berechtigt, das ihm erteilte Zertifikat und das Zertifizierungszeichen der SAMA Cert ausschließlich gemäß den jeweils geltenden Nutzungsbedingungen der SAMA Cert zu verwenden. Die Nutzung ist auf die Dauer der Gültigkeit des Zertifikats beschränkt.
Nach Ablauf, Suspendierung oder Entzug des Zertifikats hat der Auftraggeber die Nutzung des Zertifikats und des Zertifizierungszeichens unverzüglich einzustellen sowie das Zertifikat auf Anforderung der SAMA Cert zurückzugeben oder nachweislich zu vernichten. Die irreführende Nutzung abgelaufener oder entzogener Zertifikate begründet Schadensersatzansprüche der SAMA Cert.
Der Auftraggeber hat das Recht, gegen Entscheidungen der SAMA Cert im Zusammenhang mit der Zertifizierung (z. B. Ablehnung, Einschränkung oder Entzug eines Zertifikats) innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe schriftlich Einspruch einzulegen.
Beschwerden über die Dienstleistung der SAMA Cert können jederzeit schriftlich eingereicht werden. Die SAMA Cert bestätigt den Eingang innerhalb von 10 Werktagen und teilt das Prüfungsergebnis schriftlich mit. Das Verfahren ist für den Auftraggeber kostenfrei.
Die SAMA Cert ist berechtigt, ein erteiltes Zertifikat zu suspendieren oder zu entziehen, wenn der Auftraggeber die Zertifizierungsanforderungen nicht mehr erfüllt, Überwachungsaudits verweigert, zertifizierungsrelevante Änderungen nicht meldet oder das Zertifizierungszeichen missbräuchlich verwendet.
Vor einer Entscheidung über Suspendierung oder Entzug wird der Auftraggeber schriftlich informiert und erhält eine angemessene Frist zur Stellungnahme. Gegen die Entscheidung steht das Einspruchsverfahren offen. Bereits geleistete Vergütungen werden bei Suspendierung oder Entzug nicht erstattet.
Die Gewährleistung der SAMA Cert umfasst nur die ausdrücklich in Auftrag gegebenen Dienstleistungen. Bei Zertifizierungsdienstleistungen ist die SAMA Cert verpflichtet, das Zertifikat zu erteilen, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt wurden. Soweit die SAMA Cert allgemeine Dienstleistungen erbringt, sind die Parteien sich darüber einig, dass die SAMA Cert keinen bestimmten Erfolg, sondern ausschließlich Dienstleistungen schuldet und es alleine im Entscheidungs- und Risikobereich des Auftraggebers liegt, anhand der erbrachten Dienstleistungen sich daraus ergebende Entscheidungen zu treffen.
Die SAMA Cert haftet für Schäden – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur, wenn die SAMA Cert, der gesetzliche Vertreter oder ihre Erfüllungsgehilfen diese Schäden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht haben. Für Schäden aus leichter Fahrlässigkeit haftet die SAMA Cert, deren gesetzliche Vertreter oder ihre Erfüllungsgehilfen soweit eine wesentliche Vertragspflicht („Kardinalpflicht") verletzt ist oder wenn die SAMA Cert ausdrücklich eine Garantie für die Beschaffenheit der Vertragsleistung übernommen hat. Die SAMA Cert haftet im Fall der leicht fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten jedoch nur für den im Zeitpunkt des Vertragsschlusses vertragstypischen, vorhersehbaren Durchschnittsschaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung den Vertrag prägen und auf die der Auftraggeber vertrauen darf.
Für die Berechnung der Leistungen gelten die für den jeweiligen Auftrag im Angebot vereinbarten Preise. Aufträge werden nach ausgeführten Audits/Visitationen abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug netto zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist die SAMA Cert berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 247 BGB zu berechnen (§ 288 Abs. 2 BGB).
Die SAMA Cert und der Auftraggeber vereinbaren Audit- und Visitationstermine möglichst langfristig. Termine werden schriftlich bestätigt. Kann auf Veranlassung des Auftraggebers ein bestätigter Termin nicht wahrgenommen werden, so kann die SAMA Cert die durch die Vorbereitung des Termins tatsächlich entstandenen Aufwendungen in Rechnung stellen.
Bei Absagen durch den Auftraggeber, die weniger als acht Wochen vor dem Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet die SAMA Cert die bereits entstandenen Reisekosten bzw. Stornogebühren.
Bei Absagen durch den Auftraggeber, die weniger als sieben Kalendertage vor Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet die SAMA Cert 50 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren.
Kann eine Vertragspartei ihre Leistungspflichten infolge höherer Gewalt – insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, behördlich angeordnete Schließungen oder sonstige unabwendbare Ereignisse außerhalb ihres Einflussbereichs – nicht oder nicht rechtzeitig erfüllen, ruhen die betroffenen Pflichten für die Dauer des Hinderungsgrundes.
In diesem Fall entfallen die Absage- und Stornogebühren gemäß dem Abschnitt »Fristen und Termine«. Beide Parteien sind verpflichtet, einander unverzüglich über das Hindernis zu informieren und auf schnellstmögliche Vereinbarung von Ersatzterminen hinzuwirken.
Die Auftragsdauer für eine Dienstleistung der SAMA Cert ist im Angebot immer eindeutig festgelegt. Eine Beauftragung von Zertifizierungsdienstleistungen der SAMA Cert erfolgt in der Regel für einen Zertifizierungszyklus von 3 Jahren.
Nach Ablauf des vereinbarten Zertifizierungszyklus bedarf eine Fortsetzung der Zertifizierungsdienstleistungen eines gesonderten schriftlichen Auftrags. Eine automatische Verlängerung des Auftrags findet nicht statt.
Der erteilte Auftrag kann vom Auftraggeber ohne Angabe besonderer Gründe mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des jeweiligen Auditjahres gekündigt werden. Im Fall der Kündigung durch den Auftraggeber behält sich die SAMA Cert vor, bereits erbrachte und noch nicht in Rechnung gestellten Leistungen zu fakturieren.
Bei Kündigungen durch den Auftraggeber, die weniger als drei Monate vor dem Beginn der nächsten Leistungserbringung erfolgen, berechnet die SAMA Cert 80 Prozent der Auftragssumme für die nächste Leistungserbringung zuzüglich tatsächlich in Zusammenhang mit der Auftragserteilung entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren für bereits gebuchte Reisen.
Beide Parteien sind berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen. Wichtige Gründe für eine außerordentliche Kündigung durch die SAMA Cert sind insbesondere: Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen nach schriftlicher Mahnung, wiederholte Verweigerung des Zugangs bei Audits oder Visitationen sowie vorsätzliche Täuschung über zertifizierungsrelevante Tatsachen.
Wichtige Gründe für eine außerordentliche Kündigung durch den Auftraggeber sind insbesondere schwerwiegende Pflichtverletzungen der SAMA Cert, die trotz schriftlicher Abmahnung und Fristsetzung fortbestehen. Im Fall der außerordentlichen Kündigung durch den Auftraggeber entfallen die Pauschalen gemäß dem vorstehenden Abschnitt, soweit die Kündigung auf einem Verschulden der SAMA Cert beruht.
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Stuttgart, soweit der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist; dies gilt vorbehaltlich zwingender internationaler Zuständigkeitsregelungen. Es gilt deutsches Recht.
Sollten einzelne der vorstehenden Bedingungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen. Anstelle der unwirksamen Bedingungen sollen solche Regelungen treten, die dem wirtschaftlichen Zweck des Vertrags und der angemessenen Wahrung der beiderseitigen Interessen am nächsten kommen.
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Die Textform (z. B. E-Mail) genügt, soweit in diesen AGB nicht ausdrücklich etwas anderes vorgesehen ist. Diese Schriftformklausel kann nur durch schriftliche Vereinbarung aufgehoben werden.
Zusätzlich zu vorstehenden Bedingungen gelten bei einzelnen Zertifizierungsdienstleistungen die jeweils spezifischen Forderungen für das betreffende Zertifizierungsverfahren in der jeweils gültigen Version inklusive ihrer ergänzenden Interpretationen.
Stand 06.2026